Inspirierende Meetings? Wie könnte das gehen?

Veröffentlicht am von in Meeting-Kultur

Workshops03

Sie kennen den Kalauer, dass „meet ing“ der chinesische Ausdruck für Zeitverschwendung wäre?
Sie haben selbst schon Treffen, Seminare und Konferenzen erlebt, bei denen Sie entweder einschliefen oder sich die ganze Zeit über mit Ihrem Smartphone oder Zeichnungen oder den sich im Wind wogenden Bäumen draußen vor dem Fenster beschäftigten?

Neulich sagte die Leiterin einer Organisation mit 45 Mitarbeitenden und etwa 1200 Einzelkunden, dass Konferenzen, Meetings und Veranstaltungen zu oft von Einzelreden ohne echten Austausch, Meinungsverstärkungen ohne wirkliche Infragestellungen und ermüdenden Abläufen ohne tatsächliche Bewegung oder Energie geprägt sind.

So oft schon hörten wir dies von Kund*Innen. Und auch wir mussten schon zu oft an solch ermüdenden und unproduktiven Treffen teilnehmen, an denen die Tagesordnungslisten länger als Großeinkaufslisten sind, der Monolog über den Dialog dominiert, Teilnehmende konfuser gehen als sie kamen und Menschen sich nicht angesprochen fühlen, als ob die Themen ihrer Organisation nichts mit ihnen selbst zu tun hätten.

In vielen Organisationen wird so Zeit, Kreativität, Produktivität und tatsächlicher (sozialer, monetärer…) Profit verschwendet.

Im oben angesprochenen Fall ging es um wöchentliche (!) Mitarbeitenden-Konferenzen mit etwa zwei Stunden Dauer – das sind monatlich (2 Stunden x 45 Menschen x 4 Wochen =) 360 Stunden gefüllt mit niedrigster Energie, Frustration und ohne Ko-Kreation.

Es gibt andere Möglichkeiten.

Wenn wir inbetweener Meetings designen, die Kreativität, Freiraum, Innovation und Produktivität in Menschen und Teams steigern, ist eine Form die von zweistündigen Treffen mit einer bestimmten, veränderbaren und variablen Choreographie.

In loser Folge stellen wir Ihnen hier im Blog einige Designmöglichkeiten wie diese vor.

Heute schreiben wir über unsere Kombination aus Genuine Contact (Birgitt Williams), Dialog (David Bohm), Erkundung (David Cooperrider) und U-Prozess (Otto Scharmer) in zehn Phasen.

Wie können Sie als Leitungsperson oder Mitarbeitende ähnliche Formate nutzen, um lebendige Meetings zu organisieren, die alle Menschen in optimaler Weise fördern?

Probieren Sie dies einmal aus und schauen, ob es funktioniert für Sie und Ihre Organisation.

1. Vorbereitung: Laden Sie die und nur die Menschen ein, die von dem Thema oder den Themen betroffen sind oder etwas dazu beitragen können. Schauen Sie, welche Teile einfach vermailt oder schriftlich verteilt werden können. Entscheiden Sie sich für eine willkommen heißende und den Arbeitsmethoden angemessene Raumeinrichtung.

2. Transfer-in: Gestalten Sie eine Ankommensrunde, in der alle Menschen die Möglichkeit haben, zu sprechen, sich so zu zeigen, wie sie sind, und ins Thema einsteigen können. Ein Beispiel ist, dies über Naturgegenstände (Steine, Blätter, Äste) oder Postkarten zu tun, die in der Mitte liegen. Jeder wählt sich eine aus und beantwortet sich in Stille die Frage, was dieser Gegenstand oder diese Karte über sie in diesem Moment oder dieses Treffen oder diesen Anlass sagen. Dann Austausch zu zweit und Teilen von Erkenntnissen in der Gesamtgruppe. Dies kann mit drei oder dreihundert Menschen in zehn bis fünfzehn Minuten geschehen. Möglich wären auch andere Praktiken wie eine kurze Meditation oder Lobesrunde oder einen Impuls aus einer ganz anderen Welt.

Wir empfehlen, dies in einem wirklich runden Kreis und ohne Barrieren darstellende Tische zu tun. Ein Facilitator oder Begleiter hält den Raum für dieses Treffen, ohne Angst und Bewertung, dafür mit Vertrauen in die Gruppe, so dass sich die Menschen auf den Prozess dieses Treffens einlassen können.

3. Individuelle Erkundung des Themas: In Duos oder Trios erkunden die Menschen für je fünf Minuten die Frage des Treffens, eine Person spricht, eine Person fragt (immer wieder die gleiche Frage, ohne Kommentare), eine Person hört zu. Wenn mir nichts mehr einfällt, sage ich das und bitte um die erneute Frage – das Nichtwissen ist sehr wertvoll im Prozess.

4. Journaling: Mit der Frage und den Antworten von zwei oder drei Menschen gehe ich in die Stille und schreibe so schnell ich kann all die Dinge ohne Zensur auf, die in mir resonieren als Reaktion auf all das, was ich hörte, antwortete, was ich denke und fühle jetzt zur Ausgangsfrage.

5. Gruppenerkundung: Nach dem Solo-Schreiben nehmen wir uns zehn Minuten, um mit einer Partnerin oder einem Partner die Erkenntnisse zu teilen und über unsere Erlebnisse dabei zu berichten.

6. Presencing – ganz langsam werden, um zu beschleunigen: Wieder in der Gesamtgruppe im Kreis bleiben wir in Stille für drei Minuten. Wir tun nichts außer zu spüren, welche Energien, Gedanken, Ideen, Bilder und Gefühle sich in uns zeigen.

7. Generativer Dialog: Der Raum ist geöffnet für einen ko-kreativen Dialog, in dem alle Teilnehmenden – und wirklich alle – ihre wertvollsten Einsichten aus dem Prozess mit den anderen teilen. Es wird auf wiederkehrende Muster geachtet, auf besondere, positive Energien, darauf, was uns zum Lächeln bringt oder sonstwie unterstützt. Wir kommen in eine Art Flow, einen Fluss von aufeinander aufbauenden, sich ergänzenden Erkenntnissen. Hier geht es nicht um (Gegen-)Argumentationen.

8. Handlungsplanung (oder Prototyping oder Ernten): Welche Ideen und Aktionen wollen nun angegangen werden? Wie sehen die konkrete Strategie und die Einzelschritte aus? Wie können wir die interessantesten Schritte am schnellsten und einfachsten umsetzen, ausprobieren? Was geschieht dabei und was können wir daraus lernen?

9. Schlussrunde: Genau so wie es zu Beginn einen Einstieg gab, haben nun nochmals alle Menschen die Gelegenheit, auszuchecken, mit einem möglichen Wort oder Satz an die Gruppe.

10. Wie geht’s weiter? Wie werden die Ergebnisse dokumentiert, so dass sie für alle weiteren Organisationsmitglieder oder Betroffene transparent sind? Wann wird am Thema wie weitergearbeitet? Wo und wie werden Schritte und Ergebnisse gefeiert?

Das war’s. Zehn Phasen. Probieren Sie sie aus. Und berichten Sie bitte, wie es klappte! Danke schön.

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